Videokonferenzen mit MS Teams veranstalten
In diesem Beitrag lernen Sie, wie Sie mit Microsoft Teams eine Konferenz veranstalten können. Sie erfahren, welche unterschiedlichen Funktionen Sie als Veranstalter:in haben und welche Möglichkeiten es in der Konferenzgestaltung gibt.
@Canva
Microsoft Teams ist vielfältig für die digitale Zusammenarbeit einsetzbar. Eine zentrale Funktion der Plattform ist allerdings die Telefon- oder Videokonferenz, die in Teams zu zweit oder auch mit einer größeren Gruppe durchgeführt werden kann. Im Artikel „Digitale Team(s)arbeit mit Microsoft Teams„ erklären wir Ihnen alle grundlegenden Funktionen des Kollaborations-Tools. Außerdem zeigen wir Ihnen darin auch, wie Sie (Video-)Anrufe tätigen und die dazugehörigen Termine per Mail verschicken können.
Dieser Blogartikel legt den Fokus darauf, welche grundlegenden Funktionen es innerhalb des (Video-)Anrufs (auch „Call“ genannt) gibt. Nach Lesen des Artikels können Sie die Benutzeroberfläche eines Teams-Calls bedienen und selbst eine einfache Konferenz oder ein Meeting durchführen.
Bitte beachten Sie, dass sich die folgenden Erklärungen speziell auf Calls mit der Teams-App beziehen und nicht auf Calls, die über den Browser durchgeführt werden. Die grundlegenden Funktionen sind hier zwar gleich, allerdings sind diese anders angeordnet und es fehlen auch ein paar Optionen.
Die Funktionsleiste
Sobald man einen Teams-Call startet, sieht man die angerufenen Personen großflächig mit ihrem Kamerabild, sofern sie es angeschaltet haben. Rechts unten sieht man das Bild seiner eigenen Kamera. Ganz oben befindet sich die Funktionsleiste mit verschiedensten Optionen, die Sie jetzt während des Videoanrufs haben.
Funktionsleiste Teams
- Ganz links wird die Zeitdauer des aktuellen Videoanrufs angezeigt.
- Ganz rechts haben Sie über „Verlassen“ die Möglichkeit, den Videoanruf zu beenden.
- Das Kamerasymbol aktiviert oder deaktiviert Ihre Frontkamera des Laptops oder Ihre Webcam. Ist das Symbol durchgestrichen, so wie hier, so ist Ihre Kamera aus und man bekommt anstatt dem Bild nur Ihren Namen angezeigt.
- Das Mikrofonsymbol funktioniert im Prinzip gleich: Sie sind stummgeschalten, wenn das Symbol durchgestrichen ist. Durch einen einfachen Klick auf das Symbol sind Sie wieder hörbar.
- Sobald drei Personen (oder mehr) in einem Call sind, erweitert sich die Funktionsleiste um ein Handsymbol.
- Diese Funktion ist besonders in Konferenzen oder organisierten Meetings geschickt, da Sie durch einen Klick auf das Symbol Ihre „Hand heben“ können und sich damit praktisch zu Wort melden. Durch einen erneuten Klick senken Sie diese wieder. Während die Funktion aktiviert ist, sehen Sie und alle anderen Teilnehmenden eine kleine gelbe Hand in Ihrem Kamerafenster.
- Hier können sie auch applaudieren oder Emojis verschicken. Achten sie jedoch vor allem in beruflichen Meetings darauf, diese Funktion nicht zu oft zu verwenden, da es den Vortragenden eventuell stören könnte.
Die weiteren Symbole in der Funktionsleiste sind die zwei Personen für die Teilnehmerübersicht, die Sprechblase für den öffentlichen Chat, die drei Punkte für die Einstellungen und das Pfeilsymbol für die Bildschirmfreigabe. Im folgenden gehen wir auf jede der Funktionen genauer ein.
Teilnehmerübersicht
In der Teilnehmerübersicht sind alle Personen, die am Call teilnehmen, namentlich aufgelistet. Gleichzeitig kann man sehen, ob die Mikrofone der Teilnehmenden stumm- oder angeschaltet sind. Hier würde man auch hinter dem entsprechenden Namen das Handsymbol sehen, sollte einer der Teilnehmenden die Hand heben.
Vor allem bei großen Konferenzen mit mehr als neun Personen ist die Teilnehmerübersicht sehr hilfreich. Zum einen passen maximal 20 Kamerafelder in das Teams-Fenster und zum anderen verliert man bei größeren Gruppen schnell mal die Übersicht, wer gerade teilnimmt und ob jemand etwas sagen/ beitragen möchte.
Über „Name eingeben“ können Sie in einer langen Teilnehmerliste nach bestimmten Personen suchen oder Personen aus Ihrer Organisation über die Namenssuche dem Call hinzufügen.
Öffentlicher Chat
Im Chat können Nachrichten zwischen allen Teilnehmenden des Calls ausgetauscht werden. Der Chat läuft parallel zum Call und kann durch weitere Optionen vielseitig genutzt werden. Sie können hier während des Calls Dokumente oder auch Bilder in die Gruppe schicken, die jeder öffnen und sehen kann. Durch das Ausrufezeichen können Sie eine besonders wichtige Nachricht oder Frage auch dementsprechend markieren. Über den Pfeil rechts unten im Bild senden Sie Ihre Nachricht oder Frage in den öffentlichen Chat. In der Teams-App sind diese Nachrichten auch nach dem Call noch abrufbar. Das ist vor allem hinsichtlich dem Dokumentenaustausch zur Nacharbeit mehr als hilfreich.
Einstellungen
Unter „Geräteeinstellungen“ können Sie hier zum Beispiel zwischen Ihrem Computeraudio oder Ihrem Headset auswählen oder die richtige Einstellung für Ihre Kamera treffen.
Galerlie-Ansicht: Sobald mindestens fünf Personen im Call sind, gibt hier in der Einstellungsliste auch die Option „Galerie„, „große Galerie“ oder „Zusammen-Modus„. Klickt man auf Galerie, so erscheinen neun Kamerabilder der Teilnehmenden in kleinen Kacheln im Teams-Fenster. Normalerweise wird nur ein großes Bild gezeigt, und zwar derjenigen Personen, die spricht oder sich im Kamerabild am meisten bewegt. Bei der großen Galerie sieht man bis zu 20 Kamerabilder, was allerdings meistens sehr unübersichtlich wirkt. Im Zusammen-Modus werden alle Teilnehmenden (max. 49) in einem virtuellen Hörsaal mit ihrem Kamerabild angeordnet.
Eine weitere nützliche Funktion ist das „Nachfragen„. Hier können Sie weitere Personen aus Ihrem bestehenden Call heraus anrufen und diesem hinzufügen.
Aufzeichnung beginnen: Hier kann die Sitzung auch aufgezeichnet werden. Sie müssen jedoch vorab mit den Teilnehmenden absprechen, ob das gewünscht oder erlaubt ist!
Sehr beliebt sind auch die Hintergrundeffekte. Sobald Sie auf „Hintergrundeffekte anwenden“ klicken, können Sie einen der gezeigten Hintergründe auswählen. Durch „Weichzeichnen“ wird Ihr Hintergrund verschwommen. Diese Hintergrundeinstellung ist sehr beliebt und wirkt sehr neutral und auch nicht ablenkend.
Sobald Sie den passenden Hintergrund gewählt haben, müssen Sie ganz unten auf „Anwenden und Video aktivieren“ klicken.
Bei + Neuen hinzufügen können Sie auch einen individuellen Hintergrund aus ihrer eigenen Bildergalerie hinzufügen. Achten Sie aber bei der Auswahl auf einen neutralen und freundlichen Hintergrund, der nicht allzu sehr ablenkt oder stört.
Bildschirm teilen
In erster Linie wird diese Funktion gebraucht, wenn den anderen Teilnehmenden etwas gezeigt werden soll (wie zum Beispiel eine Webseite), das man momentan auf seinem eigenen Rechner geöffnet hat. Sobald man seinen Bildschirm teilt, sehen die anderen nur noch das freigegebene Fenster und keine Kamerabilder der Teilnehmenden mehr.
Sie haben mehrere Optionen, wenn Sie Ihren Bildschirm teilen möchten: Zum einen können Sie über „Screen#1“ die gesamte Benutzeroberfläche Ihres Rechners freigeben, also Ihren Desktop. Zum anderen können Sie auch einfach eins der momentan geöffneten Fenster teilen. Sollten Sie ein Video mit Ton übertragen wollen, müssen Sie vor dem Teilen des Bildschirms den Schieberegler „Computer Sound einschließen“ (links oben im Bild) an machen.
Seit Neustem kann auch ein Whiteboard geteilt werden, sodass alle Teilnehmenden gemeinsam Zugriff auf das digitale Board haben und darin zeitgleich arbeiten können.
Sie beenden die Bildschirmfreigabe, indem Sie in der Funktionsleiste erneut auf das Pfeilsymbol klicken.
Weitere Funktionen als Besprechungsorganisator
Besprechungsorganisator:in sind Sie dann, wenn Sie die Einladung zum Teams-Call verschickt haben oder die Besprechung in Teams von Ihnen aufgesetzt wurde. In dieser Rolle stehen Ihnen ein paar weitere Funktionen zur Verfügung:
- Sie können über die Teilnehmerübersicht einzelne oder alle Teilnehmenden stumm schalten. Außerdem haben Sie das Recht, Personen hinzuzufügen und auch wieder aus dem Call zu entfernen.
- In den für Sie sichtbaren Besprechungsoptionen können Sie auch verschiedene Rechte an die einzelnen Teilnehmer:innen vergeben (z.B. können diese, wie Sie, auch zum Organisator ernannt werden).
- Als weitere Einstellung kommt hinzu, dass Sie die Besprechungsnotizen nutzen können, um während des Meetings wichtige Punkte festzuhalten.
- Unter „Besprechungsdetails“ finden Sie nochmal alle Notizen aus der Teams-Call-Einladung.
Fazit
Mit Microsoft Teams als Tool für Konferenzen, Meetings, Calls, Seminare und Co. stehen einem viele Funktionen in einer sehr übersichtlichen Art und Weise zur Verfügung. Der Teams-Call ist durch seine anschaulichen Symbole recht leicht und intuitiv zu bedienen. Außerdem wird die Benutzeroberfläche inklusive aller Funktionen immer wieder von Microsoft erweitert und verbessert. So kommen gelegentlich neue Funktionen hinzu, die Teams noch vielfältiger einsetzbar machen. Mit diesem Beitrag haben Sie einen ersten breit gefächerten Überblick über die grundlegenden Funktionen der Anwendung bekommen.
Auf YouTube Kanal haben wir eine Video-Anleitung für Sie hinterlegt, die Sie als Einspieler in einer Teams-Konferenz verwenden können. Hier werden kurz und knapp alle wichtigen Funktionen für Ihre Teilnehmenden erklärt:
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