Team-Arbeit optimal organisieren mit Trello

Mit dem kostenlosen Tool Trello gelingt es Ihnen, den Überblick über Ihre Projekte zu behalten – egal ob im Büro, in der Gruppe oder im Privaten.

Trello-Logo auf verschwommener Trello-Arbeitsmaske

Mit Trello fällt es leichter den Überblick über Pläne und Projekte zu behalten.

Trello ist, kurz gesagt, ein webbasiertes Redaktions- und Planungstool von dem britischen Softwareentwickler Atlassian. Eingesetzt wird es zum Beispiel in Redaktionen, Projekt-Teams und Gruppen. Selbstverständlich können Sie es auch im privaten Umfeld nutzen. Für die Nutzung wird eine Registrierung benötigt.

Ich will Ihnen die Software einmal vorstellen.


Allgemein

Geplant wird in Trello auf sogenannten Boards. Innerhalb der Boards lassen sich Listen erstellen. Diesen kann man beliebig viele Karten hinzufügen, verschieben, kopieren und archivieren.  Bereits registrierte oder neu hinzugefügte Mitglieder können nach Belieben eingeladen und bestehenden Boards zugeordnet werden.

Das Board selbst lässt sich durch einen gewählten Hintergrund „aufhübschen“. Zu den weiteren Funktionen gehören außerdem, das Hinzufügen von einer kleinen Auswahl an Stickern zu einzelnen Karten. Im seitlich angelegten Menü verfügt man weiterhin über eine Suchfunktion nach Karten, eine Gesamtkalender-Übersicht und weiteren Einstellungen.

Schon in der kostenlosen Version können die meisten Funktionen optimal genutzt werden. Mit dem Upgrade auf die Business Class oder Enterprise (für große Unternehmen) können die Boards unter anderem mit zahlreichen anderen Programmen, wie zum Beispiel Google Drive, zur (Weiter-)Verarbeitung verknüpft werden.


Funktionen innerhalb der Liste

Den Karten können

  • Mitglieder zuordnet werden (z. B. zur Zuständigkeitsübersicht)
  • mit farbigen und individuell benannten Labels versehen werden
  • Fristen gesetzt beziehungsweise terminiert werden

Außerdem können die gesamten Listen kopiert und archiviert oder auf dem Board verschoben werden.


Weitere Funktionen innerhalb der einzelnen Karten

  • Beschreibungstext hinzufügen
  • Checklisten zum Abhaken anlegen
  • Anhänge (PDFs, Bilder etc.) einfügen (in der kostenlosen Version bis 10 MB)
  • Kommentieren (@-Zeichen: ähnlich wie bei dem Messenger-Dienst WhatsApp lassen sich Personen direkt adressieren)
  • Beobachten, das heißt bei Aktivität (Kommentaren, Ablaufen der Frist etc.) gibt es eine Benachrichtigung zum Beispiel per E-Mail
  • Verlauf/Aktivität innerhalb der Karte lässt sich nachvollziehen

 

Fazit: Trello ist ein hilfreiches Tool für eine übersichtliche Planung und Organisation von Projekten oder Anliegen, egal ob im privaten Alltag oder bei der Arbeit im Team. Die kostenlose Version reicht schon aus, um die meisten Funktionen nutzen zu können.

 


Übersicht Redaktionsboard mit Listen und den darin enthaltenen Karten

Detailansicht einer Liste und Karten
Übersicht der einzelnen Kartendetails und -optionen
Detailansicht der (anpassbaren) Labels
Kontextmenü des Trello-Boards
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PlayPause
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6 Kommentare zu Team-Arbeit optimal organisieren mit Trello

  1. Charly Suter sagt:

    Trello ist eine gute Sache für das Aufgabenmanagement. Allerdings verwenden wir Slack mit To-Do Bot von Workast, wirklich bequemer, da Benachrichtigungen von Trello manchmal auf iPad und iPhone durcheinander gebracht werden.

  2. Markus Besch sagt:

    Hallo liebes Team.
    Trello ist ein tolles Tool. Leider dürfen es, wie so vieles tolles, weite Teile unserer deutschen Corporate-Welt nicht einsetzen, da es nicht die notwendigen Datenschutzrichtlinien und Compliance-Vorschriften erfüllt.
    Wäre mir ziemlich sicher, daß das bei der ELK auch so ist. Bitte mal prüfen.
    Es gibt aber sehr gute Alternativen, die für den Geschäftsbetrieb auch noch weit mehr optimiert sind und eben obige Anforderungen erfüllen.
    Bei Slack ist das genauso! Dort wäre die Alternative MS Teams, bei Trello z.Bsp. KanBo.
    Dass das grad durch die Ingangsetzung der DSGVO noch ein wenig nachhaltiger geworden ist dürfte auch allseits bekannt sein.
    Beste Grüße,
    Markus Besch

    • Lieber Herr Besch,

      herzlichen Dank für Ihre Nachricht und die wertvollen Hinweise auf alternative Software. Mit personenbezogenen Daten von Dritten darf auch weder in Trello noch in Slack nicht ohne Einwilligung und ggf. dem entsprechenden Auftragsverarbeitungsvertrag gearbeitet werden. Das wäre dann von Fall zu Fall (oder von Unternehmen zu Unternehmen) vom zuständigen Datenschutzbeauftragten zu prüfen. Wir gehen aber davon aus, dass es in nächster Zeit noch weitere Informationen zur Auftragsverarbeitung seitens der Behörden geben wird.

      Viele Grüße, Alexandra Schwarz

  3. Gerhard Beck sagt:

    Ich möchte noch agantty empfehlen. Ich hatte mir auf der Suche nach Teamarbeit Trello angeschaut, fand es aber etwas unübersichtlich – da hätte ich vielleicht ihre Seite gebraucht, aber da gab es diese noch nicht :-(

    Agantty habe ich leichter verstanden und verwende es seitdem sehr gerne.
    Schön ist auch, dass es eine deutsche Firma ist und so nach deutschem Datenschutz arbeitet.

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