Das beliebte Konferenztool „Zoom“

Das Videokonferenztool „Zoom“ ist abgesehen von BigBlueButton eines der bekanntesten Meetingplattformen und wird an erster Stelle von Hochschuleinrichtungen bzw. Universitäten verwendet. Jedoch eignet es sich auch für spontane, digitale Treffen. 

@Canva

In Zeiten der Pandemie sind Online Konferenzen gang und gäbe. Welche Funktionen Zoom bietet und wieso es eines der beliebtesten Online Tools für Meetings ist, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Was ist Zoom?

Zoom ist ein Videokonferenztool, welches sich hauptsächlich darauf fokussiert, Nutzer:innen, auf eine einfache Art digitale Meetings zu ermöglichen. Es können bis zu 1000 Personen an einem Video-Meeting teilnehmen. Zudem bietet Zoom eine Ende-zu-Ende Verschlüsselung für alle Meetings an. Im Gegensatz zu Wonder.me eignet sich Zoom für verschiedene Endgeräte – darunter auch für das Smartphone! Bei Hochschulen ist das Tool unter anderem so beliebt, da die Qualität der Aufnahmefunktion und die Bildqualität der Video-Datei überzeugend sind. Das US-amerikanische Zoom Video Communications, Inc. befindet sich seit 2011 auf dem Markt.

Zoom bietet kostenfreie Konferenzen ab mehr als zwei Personen bis zu 40 Minuten an – bei verlängerter Zeit wird eine kostenpflichtige Lizenz benötigt. Mit der kostenpflichtigen Lizenz erhalten Sie zudem auch professionelle Zusatzfunktionen wie z.B. Cloud-Aufzeichnungen, Streaming-Funktionen und mehr! Die kostenfreie Version ist auch bezüglich der Teilnehmer:innen-Anzahl beschränkt und zwar auf 100 Personen plus Organisator. Das Jahresabo bei Zoom kostet um die 140 Euro.

Welche Funktionen hat Zoom zu bieten?

• Aufzeichnung von Meetings: Nicht immer haben alle Mitarbeiter:innen Zeit, an einem bestimmten Meeting teilzunehmen. Um dennoch den gleichen Wissensstand zu haben, ist die Aufzeichnungsfunktion sehr hilfreich. Sobald die Aufzeichnung und das Meeting beendet sind, speichert Zoom automatisch eine mp4-Datei auf den Computer. Mit dieser Funktion haben alle Mitarbeiter:innen die Möglichkeit, das aufgezeichnete Meeting nochmal anzusehen.
• Chatfunktion: Wie es üblich ist bei digitalen Konferenztools, bietet auch Zoom eine Chatmöglichkeit an. Sie können sowohl eine Nachricht an alle, als auch an einzelne Teilnehmer:innen versenden. Hier können Sie auch Dateien verschicken.

• Gespeichert werden die Nachrichten für zwei Jahre. Jedoch hat der Administrator auch die Möglichkeit, diese bis zu 10 Jahre speichern zu lassen. Damit sich Dateien oder bestimmte Nachrichten wieder finden lassen, gibt es außerdem eine Suchfunktion.
• Bildschirm-Freigabe: Um anderen Mitglieder:innen eigene Inhalte zu präsentieren, können Sie Ihren Bildschirm teilen. Hierbei können Sie entscheiden, ob Sie Ihr Display oder einen anderen Bildschirm teilen möchten.
• Rechtefreigabe: Sie können entscheiden, wer der Co-Host werden soll oder ob Sie bestimmte Personen erstmal in der Warteschleife bzw. dem Warteraum haben wollen. Störende Teilnehmer:innen können zudem einfach entfernt werden.
  

  Die Rechtefreigabe

• Kalenderintegration: Zoom erlaubt die Integration von Kalendern aus den Programmen Google Kalender, Office 365 und Exchange.
• Break-Out Rooms: Bei großen Gruppen lohnt es sich manchmal auch, kleine Gruppen zu erstellen, um jeden erreichen zu können. Die Teilnehmer:innen können entweder selbst entscheiden, welchen Raum sie betreten möchten oder werden automatisch einem Raum zugeordnet.

Ist Zoom sicher?

Im Vergleich zu vor einem Jahr ist Zoom „sicherer“ geworden. Im März 2020 erntete Zoom einen Shitstorm, da unerlaubt Daten an Facebook weitergegeben worden sind. Dies wurde mittlerweile jedoch behoben.

„Zoomboombing“ ist ein Begriff, der durch eine ehemalige weitere große Sicherheitslücke entstanden ist. Aufgrund generierter Meeting-IDs durch das Zufallsprinzip, gelangen oftmals fremde Menschen in ein Meeting und störten diese mit z.B. sexistischen Materialien. Dies kann zwar durch Funktionen wie die Stummschaltungskontrollen, Warteräume und Kennwörter verhindert werden, erfordert aber ein gewisses Know-How.

Auch wenn Zoom behauptet, eine Ende-zu-Ende Verschlüsselung zu haben, bezieht sich diese jedoch nur auf die Chat-Inhalte. Für Video- und Audiomeetings wird eine Transportverschlüsselung (TLS) genutzt.

Zu Beginn hatte Zoom für die Admins eine weitere Funktion parat – das „Aufmerksamkeitstracking”. Der Host konnte eine Überwachung der Meeting-Teilnehmer:innen veranlassen, um bei einer Nachweispflicht z.B. bei Online Seminaren die aktive Teilnahme der Teilnehmer:innen nachzuweisen. Dies war jedoch eine stark umstrittene Funktion in Bezug auf den Datenschutz und ist mittlerweile nicht mehr vorhanden.

Wenn Sie Zoom im Unternehmen nutzen wollen, ist es ratsam, die IT-Abteilung oder eine:n Datenschutzbeauftragte:n zu Rate zu holen. Datenschutzrechtliche Standards können nur bei korrekt eingestellten Funktionen eingehalten werden.

Die Datenschutzbestimmungenn können Sie hier nachlesen: https://zoom.us/de-de/privacy.html

Fazit

Bei Zoom handelt es sich zwar um ein Konferenz-Tool, welches viele Funktionen hat, jedoch gleichzeitig auch häufige Aktualisierungen erfordert. Die Benutzeroberfläche wird des öfteren um neue Funktionen erweitert und verbessert. Zudem ist es wichtig, sich davor mit dem Datenschutz auseinandergesetzt zu haben. Für private Nutzungen z.B. bei Besprechung einer Gruppenarbeit oder eines Projekts kann Zoom hilfreich sein, da die Symbole sehr anschaulich und intuitiv verständlich sind. Eine zusätzliche Einarbeitung fällt hiermit eher weg.

Vernetzten Sie sich mit medienkompass auf Social Media:

Instagram

Facebook

Facebook Gruppe

Weitere Informationen rund um das Thema Medien finden Sie auch hier :

BigBlueButton – Das Konferenztool für Seminare, Worshops und Schule

Keine Tipps mehr verpassen und bequem per E-Mail zugeschickt bekommen:

⊗ 1 x pro Monat ⊗ jederzeit kündbar ⊗ Keine Datenweitergabe an Dritte

Der Newsletter wird über den Versanddienstleister CleverReach versendet, bei dem Ihre Daten nach Ihrer bestätigten Anmeldung gespeichert werden. Hinweise zum Anmeldeverfahren, Versanddienstleister, zur statistischen Auswertung und zum Widerruf finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.