MeisterTask: Projektmanagement-Tool für Teams und Arbeitsgruppen
Verwaltung, Organisation und Verfolgung von Aufgaben optimal umzusetzen ist wichtig für ein effektives Arbeiten. Wir haben für Sie MeisterTask unter die Lupe genommen.
Task Management mit MeisterTask @canva
Was ist ein Task-Management?
Aufgabenmanagement oder englisch Task-Management umfasst das Planen, Verwalten, Überwachen und Umsetzen von Aufgabenstellungen. Kurz gesagt, mit einem solchen Tool lässt sich Ordnung in die Projektplanung und deren Umsetzung bringen. Die Übersichtlichkeit von der Konzeption bis zur Fertigstellung ist vor allem in der digitalen Welt von unschätzbarem Wert. Schnell ist der Überblick verloren, wer was wann erledigen sollte und wo man mit seinem Projekt aktuell steht. Aber auch im alltäglichen Arbeiten ist Organisation und Planung das A und O. Was steht heute auf meiner To-Do-Liste? Was hat die höchste Priorität? Und wann muss was fertiggestellt werden, damit evtl. jemand anderes weiterarbeiten kann?
Es gibt mittlerweile einige solcher Task-Management-Tools auf dem Markt. In diesem Artikel befassen wir uns mit MeisterTask, da es in den meisten Bereichen sehr intuitiv und einfach zu bedienen ist.
Was macht MeisterTask für die Organisation von Projekten attraktiv?
MeisterTask kann geräteübergreifend eingesetzt werden. So kann man am Computer über den Browser und mit dem Tablet oder dem Smartphone über die App auf ein Projekt zugreifen und es bearbeiten. Sie können ihre Projekte also überall hin mitnehmen und auch präsentieren.
Die Koordination von Teams, die Einhaltung von Zeitplänen und die Aufgabenverteilung stehen im Mittelpunkt der Anwendung. So können hier zum Beispiel einzelne Aufgaben mit: „ToDO“, „In Progress“ oder „Erledigt“ markiert werden. Das Wichtigste bei der Projektarbeit im Team ist jedoch, die Übersichtlichkeit zu bewahren. Bei MeisterTask wird daher der gesamte Prozessverlauf auf einer Tafel abgebildet und mithilfe der Aufgaben-Karten dargestellt.
Projektfunktionen
Jedes Projekt wird übersichtlich auf einem Board dargestellt. Ein Board besteht aus verschiedenen Karten, die Sie hier unterschiedlich farblich kennzeichnen können. Diese Karten können innerhalb des Projekts beliebig verschoben oder ausgetauscht werden. Die Anzahl der Karten in einem Projekt ist nicht begrenzt. Doch Vorsicht, schnell wird das Projekt zu groß und wieder unübersichtlich. Hier ist die Filterfunktion Gold wert. Mit ihr kann man innerhalb des Projektes nach bestimmten Aufgaben, der Zuweisung, dem Fälligkeitsdatum und Vielem mehr suchen.
Mithilfe der Zeitleiste lassen sich die Karten (Tasks) in einem Kalender darstellen. So sieht man auf einen Blick, was wann ansteht und bis wann was erledigt werden muss. Das gilt auch für wiederkehrende Aufgaben. Hierfür gibt es die Möglichkeit eine Vorlage zu erstellen, die immer wieder verwendet werden kann. So geraten auch alltägliche Aufgaben nicht aus dem Blick.
Beispiel: Projekt-Gemeindebrief
Das Projekt „Gemeindebrief“ ist in Spalten unterteilt. Jede Aufgabe hat ihre eigene Farbe und einen Titel. Die erste Spalte stellt eine Übersicht der Gemeindebriefe im Jahr 2022 dar. Das Protokoll der redaktionellen Sitzung ist in Spalte 2 eingestellt, wo auch andere, bei der redaktionellen Sitzung besprochenen Aufgaben und Themen, untergebracht werden können (Druck, Gestaltung, Zuordnung der Artikel, Titelfoto des Gemeindebriefes).
Übersicht eines Projekt-Boards auf Meistertask
Aufgabenfunktionen
Die ganze Planung bringt leider nicht viel, wenn man entweder als Projektplaner nicht weiß, ob alle Aufgaben besetzt sind, oder man selbst nicht weiß, was man jetzt zu tun hat. Daher sind die verschiedenen Aufgabenfunktionen von MeisterTask auch bei der Planung des eigenen Arbeitsalltages hilfreich. So kann der Projektleiter Aufgaben zuweisen und deren Fertigstellung beobachten, Fristen einsetzen, wann etwas fertiggestellt werden muss, oder einzelne Checklisten erstellen, um den Status der Aufgaben kenntlich zu machen.
Ein weiteres Tool, das jedoch meist nur in der freien Wirtschaft eingesetzt wird, ist die Zeiterfassung. Wie viel Zeit hat mich die jeweilige Aufgabe gekostet. Dies wird dann später dem Auftraggeber gegenüber abgerechnet. Doch auch im nicht-kommerziellen Bereich ist es sicher hilfreich zu wissen, wie viel Zeit eine jeweilige Aufgabe in Anspruch nimmt, um bei späteren Projekten den Zeitaufwand abschätzen zu können.
Die Priorisierungsfunktion ist ebenfalls ein wichtiges Element. Damit kann man Aufgaben nach Dringlichkeit, Kategorie, oder Status ordnen.
Individueller Bereich
Jeder, der an einem Projekt arbeitet, hat auch einen eigenen Bereich, in dem er sich seine Aufgaben aus dem Projekt auf sein eigenes Board „pinnen“ kann. Hier kann man sich seine Aufgaben organisieren, wie man möchte. So ist es zum Beispiel möglich, die eigenen Aufgaben des jeweiligen Tages übersichtlich auf einem Board zu sammeln. Auch hier ist eine Priorisierung möglich.
Kommunikation
Austausch ist im Projektmanagement die halbe Miete. Auch das ist in der Anwendung möglich. Entweder über die Erwähnung in einer Aufgabe (@Name), oder Sie können in den Aufgaben kommentieren, damit jeder, der die Aufgabe bearbeitet oder beobachtet, eine Nachricht erhält. Es ist ebenfalls möglich eine E-Mail-Benachrichtigung zu aktivieren.
Umstieg
Ein Umstieg von anderen Systemen auf MeisterTaks ist recht einfach. Projekte beispielsweise aus Trello, Wunderlist oder Asana können einfach per Import neu in MeisterTask angelegt werden. Bevor Sie das jedoch tun, schauen Sie sich die Anwendung genau an. Wenn Sie mit ihrem aktuellen System zufrieden sind und jeder ihrer Teammitglieder damit gut arbeiten kann, ist ein Wechsel nicht zu empfehlen. Obwohl die Arbeitsweise mit MeisterTask recht einfach ist, muss man sich vor Augen führen, dass eine Neueinarbeitung aller Teammitglieder Zeit und Arbeit bedeutet.
Sicherheit
Sicherheit und Geheimhaltung der Daten werden laut eigener Aussage von MeisterTask vorrangig behandelt. Die Server befinden sich in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt/Deutschland. Zudem ist der Zugang durch eine Zwei-Faktoren-Authentifizierung gesichert. Diese Umstände sind vor allem für den DSGVO-konformen Einsatz relevant.
Fazit
Mit MeisterTask werden viele Bereiche der Projektarbeit abgedeckt. Durch die einfache Bedienung hat man sich recht schnell eingearbeitet und so manche Spielerei macht auch echt Spaß. Wie oben schon erwähnt, sollte man sich jedoch nicht gleich darauf stürzen, falls man schon ein gut laufendes System hat. Es gibt die Möglichkeit das Ganze erst einmal zu testen. Besprechen Sie sich im Team, ob der Einsatz für Sie und ihre Bedürfnisse sinnvoll ist.
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