Digitale Team(s)arbeit mit Microsoft Teams

Microsoft Teams ist nicht nur ein praktisches Tool für Videokonferenzen, sondern vereinfacht und strukturiert die Zusammenarbeit in der Gruppe. Wie Ihnen ein erster Start mit Teams gelingt, erklären wir im folgenden Beitrag.

Teams Headerbild

@canva

In den letzten Monaten hat fast jeder Arbeitende Erfahrungen mit (Video-)Konferenztools wie Zoom, BigBlueButton oder auch Teams gemacht. Nicht nur Unternehmen setzten die Tools sinnvoll im Arbeitsalltag ein, auch Schulen und Universitäten sind momentan durch die anhaltende Corona-Pandemie auf digitale Konferenztools angewiesen. Wir stellen Ihnen heute die grundlegenden Funktionen von Microsoft Teams vor und zeigen Ihnen, wie die digitale Zusammenarbeit durch das „Kollaborations-Tool“ gelingen kann.

Der (technische) Start

Die Teams App kann sowohl auf dem Rechner als auch auf dem Smartphone installiert werden. Sollten Sie oder Ihr Unternehmen bereits ein Office 365 Abonnement (für Business oder Enterprise) haben, so steht Ihnen Microsoft Teams in vollem Umfang zur Verfügung. Bildungseinrichtungen können das kostenlose Office 365 A1 Abonnement in Anspruch nehmen. Teams kann auch ohne Abonnement kostenlos gedownloadet werden – hier sind aber nicht alle Funktionen in vollem Umfang nutzbar. Ein Meeting ist in der kostenlosen Version beispielsweise nur auf maximal 60 Minuten limitiert.

Bei der Anmeldung in der Microsoft Teams App benutzen Sie Ihre normalen Microsoft Kontodaten. Ohne vorhandenes Abonnement müssen Sie sich mit Ihrer Emailadresse und einem Passwort neu registrieren. Ein großer Vorteil an Teams ist, dass externe Nutzer, die zu einer virtuellen Video-Besprechung eingeladen werden, die App nicht installieren müssen. Über einen geteilten Weblink kann jeder an der Besprechung teilnehmen.

Die Möglichkeiten in Microsoft Teams

Microsoft Team stellt einen virtuellen Arbeitsplatz dar, in dem gechattet, gearbeitet und (video-)telefoniert werden kann. Das folgende Video gibt Ihnen einen Überblick über die Benutzeroberfläche von Microsoft Teams und erläutert gleichzeitig die Grundfunktionen des Tools. Anschließend haben wir die wichtigsten Informationen nochmal für Sie zusammengefasst und mit ein paar hilfreichen Details ergänzt.

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Wie kann ich…

 „Teams“ und Kanäle erstellen?

Links unten in der Benutzeroberfläche gibt es eine Funktion namens „Team beitreten oder erstellen“. Zunächst geben Sie Ihrem Team einen Namen und geben die Namen oder Mailadressen aller Mitglieder ein, die Sie in Ihr Team einladen möchten. Sobald erstellt, erscheint ihr Team auf der Benutzeroberfläche. Sie haben nun die Möglichkeit, über das Drei-Punkte-Menü rechts neben dem Teamnamen ein paar Einstellungen vorzunehmen. Sie können beispielsweise weitere Mitglieder hinzufügen, das Team öffentlich oder privat setzten, oder einen neuen Kanal in diesem Team kreieren. Es ist sogar möglich, ein externes Team zu bilden, sodass organisationsübergreifend gearbeitet werden kann. Die Kanäle dienen der besseren Struktur des Teams und vereinfachen die Zusammenarbeit. Dokumente, Tabellen oder Präsentationen können hier ausgetauscht oder gemeinsam bearbeitet werden.

die Chatfunktion nutzen?

In der linken Menüspalte befindet sich der Unterpunkt „Chat“ oberhalb der „Teams“. Sobald Sie hier klicken, erscheinen Ihre Chatgespräche. Die Ansicht entspricht einer gewöhnlichen Ansicht von Messenger-Diensten. Über die Suchleiste können Sie Mitglieder finden und direkt in einem Zweier-Chatgespräch anschreiben. Mehrpersonenchats sind ebenfalls möglich. Genau wie in den Kanälen, können in einem Chat Dokumente ausgetauscht werden.

(Video-)Anrufe tätigen?

Sowohl in den verschiedenen Kanälen der Teams, als auch in den direkten Chats befinden sich rechts oben in der Ecke zwei kleine Symbole: Ein Anrufsymbol und eins für Video-Calls. Befinden Sie sich im Chat, so rufen Sie über dieses Symbol jemanden an oder können auch die Kamera dazu einschalten, sollten Sie das wünschen. In einem Teams-Kanal würden Sie so eine Besprechung starten, da Sie auf diese Weise alle Mitglieder des Teams anrufen und eine Konferenz mit mehreren Personen starten – per Anruf oder eben sogar per Videoanruf.

mein Profil bearbeiten?

Sobald Sie rechts oben auf Ihren eigenen Namen klicken, erscheint die im Video dargestellte Drop-Down-Liste. Hier können Sie Ihren Status verändern: Grün für Verfügbar, rot für beschäftigt und orange für abwesend. Wenn Sie wollen, können Sie unter „Statusmeldung“ auch eine kleine Notiz für Ihre Kollegen hinterlegen. Diese Funktion eignet sich dann, wenn man beispielsweise als Notiz seinen Urlaubszeitraum angibt. Bevor Sie ein Kollege oder eine Kollegin nun anchattet, erscheint Ihr Status und Ihr Chatpartner weiß Bescheid. Unter dem berühmten Zahnradsymbol gelangen Sie auch zu den restlichen Einstellungen von Microsoft Teams. Benachrichtigungen oder beispielsweise auch Anrufeinstellungen können hier vorgenommen werden.

keine Teams-Aktivitäten verpassen?

Microsoft Teams benachrichtigt sie automatisch über erhaltene Chatnachrichten, (verpasste) Anrufe, oder über einen neuen Unterhaltungspost aus einem Ihrer Teams. All diese Benachrichtigungen werden Ihnen chronologisch unter dem Menüpunkt „Aktivitäten“ angezeigt. Sollten Sie gerade an Ihrem Rechner arbeiten, die Teams-App aber minimiert haben – kein Problem: Durch ein kleines orangenes Symbol und in der Regel auch durch einen kleinen „Ping“-Ton zeigt und sagt Ihnen die App, dass gerade eine neue Aktivität in Teams stattgefunden hat. Sie öffnen die App und können nachsehen, ob Sie eine Nachricht erhalten haben oder vielleicht auch angerufen wurden. Ändert man nichts an den Grundeinstellungen, bekommt man neben dem kleinen Benachrichtigungs-Icon auch ein Pop-up rechts unten im Bildschirm, indem die Art der Benachrichtigung schon zu lesen ist.

ein Meeting erstellen?

Sollten Sie in Ihrer Organisation Outlook als Email-Dienst verwenden, so können Sie ganz bequem per Mail eine Einladung zu einem Meeting verschicken. Wenn Sie Outlook öffnen und auf den Kalender klicken, so sehen Sie oben in der Menüleiste unter „Start“ den Button „Neue Teams-Besprechung“. Sobald Sie hier drauf klicken, erscheint das normal gewöhnte Terminfeld, in dem Tag und Uhrzeit für die Besprechung festgelegt werden können. Anders als sonst, wird hier samt Termin ein Teams-Link per Mail an alle ausgewählten Personen geschickt. Um der Besprechung beizutreten, muss nur auf den Link geklickt werden.

Teams in Outlook

Teams in Outlook

 

Wie bei jedem digitalen Tool ist aller Anfang nicht ganz leicht. Sobald man sich an die intuitive Bedienung von Microsoft Teams gewöhnt hat, gestaltet sich die Zusammenarbeit praktisch von alleine und der Austausch von Informationen gelingt im Handumdrehen. Wir hoffen, Sie bekommen durch unseren Beitrag einen ersten guten Eindruck des Konferenztools und wünschen Ihnen viel Erfolg und Spaß beim Ausprobieren!

 


Literatur zu Microsoft Teams im ÖML

Ökumenischer Medienladen

Wenn sie sich weiter ins Thema vertiefen wollen, finden sie in der Bibliothek folgende Bücher zu Teams, die kostenfrei entliehen werden können.

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Digitale Tools in der Gruppe nutzen

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4 Kommentare zu “Digitale Team(s)arbeit mit Microsoft Teams

  1. Avatar Franziska Stocker-Schwarz sagt:

    Danke für den hilfreichen Newsletter. Herzlich Franziska Stocker-Schwarz

  2. Avatar Christoph Hildebrandt-Ayasse sagt:

    Danke für diese gute und klare Übersicht zu Teams. Nur ein Hinweis: anders als im Text dargestellt, ist es in unserem Arbeitsumfeld nicht möglich, eigene Teams zu erstellen.

    • Romy Göhner Romy Göhner sagt:

      Es freut uns, dass die Übersicht weiterhilft! Eigene Teams zu erstellen ist dann möglich, wenn Sie selbst Microsoft Teams eingerichtet haben oder einer Einrichtung/ einem Unternehmen angehören. Wenn man nur zu einem Team eingeladen wird, ist es nicht möglich weitere Teams zu erstellen.

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