Der Knigge für Videokonferenzen – Tipps und Regeln

Ob Online-Seminare, Besprechungen oder sogar ganze Workshops – Videokonferenz-Tools machen es möglich. Wir geben Ihnen ein paar Tipps und Regeln an die Hand, sodass Ihre Online-Konferenz gut gelingt!

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Was gibt es bei Videokonferenzen zu beachten?

Im folgenden Artikel wollen wir Ihnen zeigen, auf was Sie vor Beginn und auch während einer Videokonferenz jeglicher Art achten sollten. Dazu gehört die richtige Wahl der Software sowie die richtige Planung der Video-Konferenz. Außerdem sollte immer ein Technikcheck gemacht werden – so kann man sicher sein, dass Kamera und Ton auch reibungslos funktionieren. Darüber hinaus geben wir Ihnen noch ein paar Tipps, wie die richtige Kommunikation während der Videokonferenz gelingt.

Die richtige Software wählen

Über Videokonferenzen können alle möglichen Arten von Veranstaltungen abgehalten werden. Je nachdem, ob Sie eine normale Besprechung, ein Live-Event, ein Seminar oder einen Workshop planen, sind die unterschiedlichen Softwares für Videokonferenzen auch unterschiedlich gut geeignet. Überlegen Sie also im Vorfeld, wie viele Personen teilnehmen werden und welche Methoden Sie in der Videokonferenz umsetzten möchten. Je nach Software können zum Beispiel Notizen geteilt oder Breakout-Räume gebildet werden. Machen Sie sich also lange vor der Veranstaltung mit den Anwendungen Ihrer speziell ausgewählten Software vertraut.

Sorgfältig Planen

Dazu gehört nicht nur der zeitliche Ablauf der Videokonferenz, sondern auch die gesamte Vorbereitung des Vortrags oder Inputs, das Testen aller Funktionen der von Ihnen verwendeten Tools und die Vorbereitung der Teilnehmer:innen auf die Videokonferenz. Seien Sie sehr präzise, wenn es darum geht, Ihrer Veranstaltung Struktur zu geben. Die Einladung zur Videokonferenz sollte für alle Teilnehmer:innen leicht verständlich sein und trotzdem klar und detailliert beschreiben, wie der Konferenz beizutreten ist und was auch während der Konferenz beachtet werden soll. Die Planung einer Videokonferenz ist der wichtigste Erfolgsfaktor.

Ein letzter Check direkt vor Beginn

Simple, aber essenziell: Checken Sie, ob Ihre Internetverbindung stabil ist – hier empfiehlt es sich, wenn möglich, ein LAN-Kabel zu verwenden. Um einen letzten Technik-Check durchzuführen, sollen Sie sich gemeinsam mit den anderen Organisatoren bereits 30  Minuten früher im Online-Raum treffen. So haben Sie genug Zeit, die wichtigen Funktionen noch einmal durchzuprobieren und Kamera und Mikrofon zu testen. Außerdem können Sie so in aller Ruhe nach und nach Ihre Teilnehmer:innen empfangen. Auch die Teilnehmer:innen sollten vorab informiert werden, dass man sich 10 bis 15 Minuten früher im Online-Raum trifft, sodass der kleine Check auch mit ihnen vorgenommen werden kann.

Kamera ein, Kopfhörer auf

Grundsätzlich sollten Sie als Präsentator:in oder Veranstalter:in einer Videokonferenz die Kamera anschalten. Einfach aus dem Grund, dass auf diese Weise Präsenz und Persönlichkeit vermittelt wird. Es kommt auf die Art der Konferenz an, ob die Teilnehmer:innen eher passiv zuhören oder aktiv mitarbeiten und somit ein Gruppengefühl erzeugt werden soll – je nachdem sollten die Teilnehmer:innen die Kameras an oder aus haben. Kopfhörer empfehlen sich für jede Art von Videokonferenz, da so Hintergrundgeräusche besser ausgeblendet werden und der Ton in der Regel klarer zu hören ist. Außerdem gilt: Wer nicht spricht, sollte sein Mikrofon stumm schalten.

Angemessene Kleidung, passende Umgebung

So, wie Sie sich für die Präsenzveranstaltung kleiden würden, sollten Sie sich auch für die Videokonferenz anziehen – ganz einfache Regel. Vor der Videokonferenz sollten Sie prüfen, was im Hintergrund und in der Umgebung durch Ihre Kamera zu sehen ist. Ein aufgeräumter Schreibtisch und ein leerer oder sehr dezenter Hintergrund kommen hier gut an. Achten Sie auch darauf, dass keine privaten Gegenstände zu sehen sind. Einige Konferenzportale bieten an, eigene Hintergründe zu wählen. Achten sie darauf, dass dieser neutral und nicht zu verspielt ist, da er ansonsten ablenken könnte. Achten Sie zusätzlich auf ausreichende Raumbeleuchtung, sodass Ihr Hintergrund, Ihre Kleidung und Co. auch wortwörtlich im richtigen Licht erscheint. Dabei empfiehlt es sich die Lichtquelle vor dem Körper (also evtl. neben dem Bildschirm oder Laptop) zu platzieren. Sobald sich die Lichtquelle hinter Ihnen befindet, werfen Sie einen Schatten ins Kamerabild. Das sollten Sie vermeiden.

Kommunikations-Knigge befolgen

1. Ich bin pünktlich. Auch non-verbale Signale wie der Respekt durch Pünktlichkeit sind in Videokonferenzen jeglicher Art wichtig.
2. Ich begrüße und verabschiede mein Publikum freundlich und angemessen.
3. Ich moderiere die Veranstaltung aktiv an oder ich lege im Vorfeld eine Person fest, die die Veranstaltung durchmoderiert.
4. Ich zeige Präsenz, indem ich direkt in die Kamera schaue und meinen Teilnehmer:innen gut zuhöre.
5. Ich lasse die anderen ausreden und falle nicht ins Wort.

Und zum guten Schluss…

Nach all den Hinweisen, Regeln und Tipps zu Videokonferenzen möchten wir Ihnen noch zwei ganz wichtige Dinge mit an die Hand geben. Haben Sie Spaß, bei dem was Sie tun und lassen Sie sich nicht von kleinen technischen Fehlern verunsichern – das passiert und ist auch überhaupt nicht schlimm.

Wir wünschen Ihnen gutes Gelingen bei Ihrer nächsten Videokonferenz!

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